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Les courriels au travail, comment éviter leurs distractions

HP nous présente sur son site Les technologiques HP au travail, un petit article sur les mauvaises habitudes de courriel qui nous font perdre du temps. Nous reprendrons ici les éléments clés dans la langue de Molière afin que tous puissent profiter des bons conseils d’HP.

Au travail, les mauvaises habitudes quant aux courriels peuvent nous faire perdre du temps, nous distraire et engendrer des erreurs de communication avec les clients, employés ou partenaires. Faire quelques changements face aux courriers électroniques pourrait vous permettre d’augmenter votre attention, de sauver du temps et de communiquer plus efficacement.


Mauvaise habitude #1

Envoyer des courriels tard le soir ou tôt le matin ainsi que la fin de semaine : Ceci envoie le message aux clients, employés et partenaires que vous êtes toujours disponible et qu’il devrait en être de même pour eux. Cela peut rapidement devenir une habitude qui augmentera votre stress et diminuera la qualité de votre vie familiale en dehors du travail.

Suggestions

  • Limiter les heures où vous et vos employés envoyez des courriels concernant le travail
  • L’envoi de courriels concernant le travail devrait être évité entre 22h et 6h, afin de permettre à tous d’avoir le temps de se changer les idées.

Mauvaise habitude #2

Utiliser les courriels pour des sujets qui seraient plus propices à d’autres médias : Les sujets n’ayant pas le bon canal de communication peuvent être plus complexes à comprendre et donc engendrer plus de confusion. La planification de réunions par courriel par exemple peut quant à elle, engendrer des chaines sans fin de « répondre à tous ».

Suggestions

  • Utiliser des voies alternatives pour communiquer lors de sujets complexes ou sensibles
  • Utiliser par exemple, un outil calendrier (ex. Doodle) pour planifier des réunions, se référer à la vidéoconférence pour parler de sujets simples et finalement, utiliser le téléphone ou la communication directe de personne à personne afin de livrer une mauvaise nouvelle ou à propos de questions plus complexes.

Mauvaise habitude #3

Programmer des notifications de courriels : Être informé à chaque courriel reçu vous distrait et vous rend moins efficace et productif.

Suggestions

  • Fermer les alertes (sauf si vous attendez un courriel important bien sûr)
  • Établir des temps spécifiques pour regarder vos courriels, par exemple le matin, avant et après le diner et en fin d’après-midi, permettra de maximiser votre temps.

Mauvaise habitude #4

Utiliser des objets (sujets de courriel) vagues et non évocateurs : Des objets comme « Hey » ou « Question » demandent aux destinataires d’ouvrir les courriels pour être en mesure de voir de quoi il s’agit. De plus, cela rend beaucoup plus difficile la recherche de courriels pertinents par la suite.

Suggestions

  • Utiliser des objets clairs et précis
  • Ils permettront d’augmenter la compréhension et sauver du temps lors de recherches éventuelles.

Mauvaise habitude #5

Envoyer des courriels longs et complexes : Avec une grande proportion d’utilisateurs regardant maintenant les courriels sur leur téléphone intelligent, un courriel trop long risque d’être vite ignoré.

Suggestions

  • Limiter la longueur des courriels à 5 phrases brèves au maximum
  • Quand plus d’élaborations et précisions s’avèrent nécessaires, utiliser un fichier joint.

Considérer également l’utilisation de règles de messagerie pour trier automatiquement les messages entrants afin de vous consacrer aux messages les plus importants en premier. Se désabonner des courriels qui ne sont plus nécessaires et que vous ne désirez plus recevoir peut également être très pertinent. En changeant ainsi vos habitudes, vous allez prendre le contrôle de vos courriels, devenir plus productif et mieux communiquer avec les clients, employés et partenaires de votre entourage.

L’équipe d’Informatique Inpro vous souhaite de devenir maîtres de vos courriels !

btt